स्प्रेडशीट क्या है? जानिए वर्कबुक, वर्कशीट, फॉर्मूला के बारे में

एक ऐसा सॉफ्टवेयर जिसकी आवश्यकता काफी ज्यादे पड़ती है। चाहे एक ऑफिस की बात करें या एक दुकान की। हर उस जगह जहां डाटा एंट्री, केलकुलेशन, विश्लेषण की बात होती है, इस सॉफ्टवेयर का जरूर प्रयोग किया जाता है। यही कारण है कि यदि आप Computer का प्रयोग करते हैं तो आपको इस सॉफ्टवेयर के बारे में जानकारी होनी चाइए। यह सॉफ्टवेयर है स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर। आज के इस पोस्ट में हम जानेंगे स्प्रेडशीट सॉफ्टवेयर क्या है। (spreadsheet kya hai) साथ ही हम यह भी जानेंगे कि वर्कबुक क्या (workbook kya hai) है और वर्कशीट क्या है। (worksheet kya hai) वर्कबुक और वर्कशीट में क्या अंतर है। (difference between workbook and worksheet in hindi) साथ ही हमलोग फॉर्मूला (Formula kya hai) और फंक्शन (function kya hai)के बारे में भी जानेंगे (difference between formula and function in hindi).

दोस्तों, जब कम्प्युटर नहीं हुआ करता था और लोग बड़े-बड़े Calculations को भी कागज पर किया करते थे। अकाउंटेंट और बैंक कर्मी, दुकानदार, ऑफिस में, हर जगह लोग कागज पर टेबल बनाते थे और उसमें नंबर और टेक्स्ट कि मदद से डाटा लिखते थे। उस पर केलकुलेशन करते थे और ये काम मैनुअल होता था। परिणामस्वरूप गलती होने की संभावना अधिक होती थी। लेकिन आज के समय में ये काम कम्प्युटर से होता है।

Spreadsheet Software क्या है?spreadsheet software kya hai

Spreadsheet Software एक तरह का Application Software यानि कि प्रोग्राम है जिसेक मदद से Data और Information को Rows और Columns के रूप में व्यवस्थित करके रखा जाता है।

एक Spreadsheet Software आपको Rows और Columns के रूप में इलेक्ट्रॉनिक रूप से सुरक्षित किए गए डाटा को बना ने और उसमें परिवर्तन करने में मदद करता है।

Spreadsheet Software से हम क्या कर सकते हैं

• Spreadsheet Software की मदद से आसानी से डाटा की प्रविष्टि (Enter) कर सकते हैं और उसमें फेरबदल (Manipulate) कर सकते हैं।
• डाटा को Calculate यानि उसका गणना और विश्लेषण (Analyse) कर सकते हैं
• Spreadsheet Software में पहले से बने हुये Functions होते हैं जिससे Calculation काफी तेज (Fast) और शुद्ध (Accurate) होता है
• Data को Chart और Graphs के रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है। जिससे Analysis और Compare करना आसान हो जाता है।

Workbook क्या है

Spreadsheet Software की मदद से बनाए गए File को Workbook कहा जाता है। यानि इस Software की मदद से जो File बनते हैं उन्हें हम Workbook कहते हैं।

Worksheet क्या है

Workbook के एक पेज को Worksheet या Sheet कहा जाता है। Worksheet कई सारे Cells का collections होता है।

Workbook और Worksheet में अंतर

पूरे File को Workbook कहते हैं जबकि Workbook के एक पेज को Worksheet. Workbook को यदि हम अपना Notebook या कोई किताब माने, तो उस Notebook और किताब के एक पेज को Worksheet कहा जाता है।

आज कई सारे Spreadsheet Software मौजूद हैं जिसकी मदद से Workbook और Worksheet बनाया जा सकता है। इनमें से कुछ प्रमुख हैं- Lotus123, Office Calc, Super Calc, VisiCalc, MS Excel. MS Excel सबसे ज्यादे प्रसिद्ध और पावरफुल Spreadsheet Program है।

Column Header

Worksheet के हरेक Column को अँग्रेजी के अक्षर के द्वारा दर्शाया जाता है, जिसे Column Header कहते हैं। जैसे- A, B, C, D इत्यादि।

Row Header

Worksheet के हरेक Row को Number के द्वारा दर्शाया जाता है, जिसे Row Header कहते हैं। जैसे- 1, 2, 3, 4 इत्यादि।

Cell किसे कहते हैं

Spreadsheet Software में Data को Rows और Columns के रूप में सुरक्षित किया जाता है। ये Rows और Columns कई आयताकार ग्रिड के तरह की संरचना बनाते हैं।

Rows और Columns के एक दूसरे को intersect करने से Cell का निर्माण होता है। यानि Row और Column एक दूसरे को जहां काटते हैं, वहाँ आयताकार बॉक्स बनाता है। यही आयताकार बॉक्स को Cell कहा जाता है।

Active Cell क्या है

एक Worksheet में कई Cells होते हैं। लेकिन एक Cell ऐसा होता है, जो सभी Cell से अलग दिखता है। ये चारों ओर से मोटे बार्डर से घिरे होते हैं। इस Cell को Active Cell कहा जाता है। दरअसल जिस Cell पर हम Click करते हैं, वह हमारा Active Cell बन जाता है। हम जो भी डाटा Enter करते हैं, वो Active Cell में ही होता है। अर्थात, Data Entry का काम Active Cell में किया जाता है।

Cell Address क्या है

Spreadsheet Software के हरेक Row और Column का कुछ नाम होता है। डिफ़ाल्ट रूप से Rows को संख्या की द्वारा जैसे- 1, 2, 3, 4 ……….. और Columns को अक्षर के द्वारा A, B, C, D, AA, BB, AAA……… के द्वारा दर्शाया जाता है। Rows और Columns को इनके नामों के द्वारा ही पहचाना जाता है।

एक Cell के Column का नाम और Row का नाम मिलकर उस Cell का Address बनाते हैं। उदाहरण के तौर पर Cell Address B5 का अर्थ हुआ हम उस Cell की बात कर रहे हैं जो B Column और पांचवें Row के सामने है। Cell Address काफी महत्वपूर्ण है।

Cell Reference क्या है

Spreadsheet Software में Calculation करने के लिए हमें Formula का उपयोग करते हैं । Formula में हमें Cell Address का उपयोग करना पड़ता है। किसी भी Formula में उपयोग किए गए Cell Address को Cell Reference कहा जाता है। इस तरह Cell Address को ही Cell Reference कहते हैं।

Formula क्या है

यह एक प्रकार का समीकरण है जिसके मदद से Spreadsheet Software में Calculation किया जाता है। Formula में Equal to (=), Cell Address (Cell Reference) और Operator (+, -, /, *) का उपयोग किया जाता है।

उदाहरण- =A1+A2+A3

Formula दो तरह के होते है।

Basic Formula

ऐसा Formula जिसमें सिर्फ एक तरह के Operator का उपयोग किया जाता है, उसे Basic Formula कहते हैं। जैसे- =A1+B1+C1

Complex Formula

ऐसा Formula जिसमें दो या दो से अधिक Operator का उपयोग होता है, उसे Complex Formula कहते हैं। जैसे- =(B2+B3)/A2

Function क्या है

Function पहले से बने हुये (pre defined) Formula होते हैं, जो Calculation को काफी ज्यादे Fast बना देते हैं। हमें सिर्फ आवश्यकतानुसार Functions का उपयोग करना होता है। जैसे- Sum(), Today(), Average() आदि।

Function के उपयोग के नियम

• कोई भी Function की शुरुआत Equal to (=) के चिन्ह से होती है
• किसी भी Function के उसी के नाम का उपयोग किया जाता है। जैसे- Sum(), Max(), Min()
• Function के नाम के बाद Parenthesis () का प्रयोग किया जाता है। Parenthesis में Arguments (Cell Reference) का प्रयोग किया जाता है।

आज हमलोगों ने जाना Spreadsheet Software क्या है (spreadsheet software kya hai)। साथ ही हमलोगों ने Spreadsheet Software से जुड़े कुछ महत्वपूर्ण Terms के बारे में जाना। आपके मन में कोई भी सवाल हो, तो Comment Box में जरूर पुछे।